12月に入ると、クリスマスにお正月、特別番組と楽しいイベントが目白押し。でもビジネスにおいては、クリスマスより年末の挨拶メールの方が重要になるのではないでしょうか?
年末の挨拶メールは今年一年のお付き合いに対する感謝と、来年も変わらぬ関係をお願いするという大切な意味があります。
合わせて年末年始の休業期間をお知らせすることも重要です。
今はネット社会になり、パソコンや携帯が広まったことで年末の挨拶もメールで行う企業が増えてきました。
それにより経費や時間が大幅に削減できることから、メール配信サービスも充実してきています。
メールもきちんとした文章で伝えれば相手に時間を取らせず、一年の感謝の気持ちを表すことができますね。
今回ビジネスにおいての年内の挨拶メールに関して、大事なポイントとなる書き方や送るタイミングなどをご紹介していきます。
年末の挨拶メール!社外(取引先)へはいつ送る?ベストなタイミングとは?
年末はどの会社も休暇や特別業務のために慌ただしくなっています。そんな中相手のスケジュールに配慮し、挨拶文をきちんと読んでもらうことは大切なことです。
ではどのタイミングで送るのがいいのでしょうか？
年末の挨拶メールを社外へ送るときのポイント
取引先や企業に挨拶メールを送る場合、基本的には最終営業日の1週間〜3日前に送るのがベストでしょう。
あまりにも年末ギリギリになってしまうと、担当者が早く休みに入ってしまう場合や、年始の準備に忙しいところに送ってしまうかもしれません。
事前に先方の年内最終営業日を確認しておくことも重要ですね。
もし慌ただしくて確認が取れなかった場合は、官公庁の御用納めである12月28日が最終営業日となるところが多くなっていますので、そちらを目安にするといいでしょう。
ただし28日が土日にあたる場合は、金曜日が最終営業日となりますので注意が必要です。
年末の挨拶メールを社外へ送るときの例文
年末の挨拶メールを送る際に重要なことは、敬語、正しい日本語を使うことです。メールは容易に送ることができる為、どうしても軽くなってしまうところがあります。
年末の挨拶メールは1年の感謝を伝える重要なものですから、しっかりとした文章で送ることで、先方に好印象を持ってもらえることでしょう。
また年末の挨拶文にはこちらの休業期間も入れると大変親切です。
先方も忙しい中メールをチェックするでしょうから、件名に『年末のご挨拶〇〇株式会社』など一目で年末の挨拶と分かる文面を入れましょう
。
社外へ年末の挨拶メールを送る際は、以下の内容を入れるとまとまった文章になります。
・今年一年の感謝とお例
・最終営業日・年始の営業に関してのお知らせ
・健康を気遣う言葉
・来年に向けて一言
例文
それでは例文をご覧ください。
〇〇株式会社 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
年の瀬も迫り、今年も初雪を観測する頃となりました。
今年一年多大なご協力をいただき、心より感謝申し上げます。
弊社の年末年始の営業時間は下記の通りでございます。
年内営業12月◯日（◯）◯時まで
年始営業1月◯日（◯）◯時から
※休業中の緊急連絡先：電話番号・メールアドレス
休業期間中につきましては、何かとご不便をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます。
それでは来る年の貴社の繁栄と皆様のご多幸を心よりお祈りしております。
くれぐれもお身体ご自愛いただき、よいお年をお迎えください。
年末の挨拶メール!社内へはいつ送る?ベストなタイミングとは?
社内は社外とは違い、できれば対面で伝えたいところですが、顔を合わせられない時はメールで送りましょう。
その場合は最終営業日の朝〜お昼くらいまでに送るのがベストです。
遅くなってしまうと、折角送ったメールも見てもらえない可能性もあるので、忘れないように予め文章を作成しておきましょう。
年末の挨拶メールを社内へ送る時のポイント
社内へ送る際は、相手との関係性を考えて送ることが重要です。上司なのか同僚なのか後輩なのかによって、言葉遣いや内容を変える必要があります。
仲の良い同僚であれば話し言葉を混ぜても親近感が湧くでしょう。
まず上司に送る際は以下のような項目を入れるようにします。
・健康を気遣う言葉
・来年の豊富、お世話になることのお願い
同僚や後輩の場合は気を楽に以下のようなことを入れてみてください。
・今年一年の感謝
・来年の豊富、付き合いのお願い
年末の挨拶メールを社内へ送る時の例文
それでは例文をみていきましょう。
社内上司に送る年末挨拶メール
〇〇課長
本年も残すところあと僅かとなりました。
◯◯課長には公私共に大変お世話になり、誠に感謝しております。
〇〇イベントではご迷惑おかけいたしましたが、丁寧にご指導いただき、無事終えることができました。
来年も何かとお世話になるかと思いますが、ご指導・ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
本日の業務はまだ残っておりますが、取り急ぎ年末のご挨拶とさせていただきます。
それでは、ご家族の皆様とよいお年をお迎えください。
同僚へ送る年内挨拶メール
今年も大変お世話になりました。
〇〇さんのおかげでプロジェクトも無事成功し、楽しく仕事ができました。
ありがとうございます。
来年も何かとお世話になると思いますので、引き続きご協力のほどよろしくお願いいたします。
寒くなりましたので、温かい鍋などでお身体を温めてくださいね。
それではよいお年をお迎えください。
年末の挨拶メールへの返信がきたときの例文
挨拶メールへの返信は、メールに対するお礼と今年の感謝、そしてこちらの年末年始営業時間を書き添えるといいでしょう。
例文を参考にしてください。
株式会社
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
先ほどはご丁寧な年末のご挨拶をいただきまして、誠にありがとうございます。
こちらこそ本年一年間お力添えを賜り心から感謝申し上げます。
来年も更なるサービス向上に努めてまいりますので、変わらぬご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。
尚、弊社の年末年始営業はこちらでございます。
年内営業12月◯日（◯）◯時まで
年始営業1月◯日（◯）時から
それではお元気で、よいお年をお迎えください。
最後に
忙しい年末ですが、挨拶メールは日頃の感謝を伝え、良好な関係を築く上で大切なものです。マナーを守った上で相手のことを考え、一年の中で印象に残ったエピソードなどを添えると、より想いが相手に伝わりやすくなります。
毎年のことですので、使いやすい定型文を作っておくのもいいでしょう。
一年の締めくくりを気持ちよく過ごせるよう、余裕を持って準備していきましょう。
