社会人になり、後輩が入社してくると教育係を任されることもありますよね。初めて部下を持つと不安も大きいと思います。
「しっかり教えられるのか」「すぐに辞めたらどうしよう」と思うことも多いのではないでしょうか。
私は部下がなかなか仕事を覚えられなかったこともあり、上司と部下の板挟みにあって本当に苦労しました。
この経験もあり、上司に相談にのってもらい、また本を読んで学び実践しながら乗り越えてきました。
そこで、私のこの経験もふまえて、初めて部下の指導をするにあたって、ポイントをまとめてみました。ぜひ参考にしてみてください。
部下を指導する時に最も重要なこととは？
部下を指導するにあたって最も重要なこと。それは職場の雰囲気、環境作りです。
働きやすい職場であると仕事も楽しくなりますよね。逆に雰囲気が悪いと仕事に行きたくないですよね。
環境がいいとやる気も上がり、仕事の意欲や効率が上がると言われています。
一方で、あなたにとって、部下に一番守ってもらいたいことは、ズバリ「ホウレンソウ（報連相）」だと思います。社会人の基本ですよね。社会人の基本ですけど、できない部下は多いのが現状です。
働きやすい職場の雰囲気を作ることで、全員が「報連相」ができるような職場になると私は考えます。
部下に報連相をやってもらうには？
では実際にどうやったら「報連相」を適切なタイミングでできるようになるのでしょうか。
話しかけにくい雰囲気、環境を作らない
これは私もそうであったのですが、自分が仕事に追われていると無意識に機嫌が悪いように見え、話しかけないでオーラを出してしまうことがありますよね。
そうすると、部下が特にミスした時などに話しかけにくくなってしまいます。常に「いつでも相談してきてよいよ」という雰囲気作りをすること、オープンな気持ちをあなたが出しておくことが必要です。
「逆報連相」をする
「報連相」は上司にだけでなく部下にも適宜する必要があります。
ちょっとしたことでも、その都度上司が「報連相」してくれると部下も仕事がしやすくなり、自分も上司を見習い「報連相」を積極的にやってくれます。私もまさしくそうでした。「逆報連相」はとても効果的ですよ。ぜひ試してみてください。
進捗報告は定量的に実施させる
つい「まだできていない」「納期少し伸ばしてください」というような報告になってしまっていませんか？
これでは指導しているあなたに部下が今どのくらい終わっているのか状況把握ができません。
そのため「できていない」ではなく「今60％くらいできています」や「あと2ページ書けば終了します」など具体的な進捗状況を伝えてもらうように意識して指導しましょう。こういう報告をしてもらうとあなた自身も部下の状況が的確に把握でき動きやすくなります。
部下をダメにしない効果的な伝え方とは？
自分のやり方を一方的に押し付けない
お手本を見せることは良いと思います。
しかし、部下に自分のやり方を強要してはいけません。
「こうやってやらなくてはいけない」と自分の考えを押し付けないよう心がけましょう。
部下一人ひとりの育ってきた背景や価値観、持っている能力が異なるため、それぞれに合った教育方法にかえていくことが必要になります。
あなたが「これくらい出来て当然だ、当たり前だ」という思い込みを失くすことも必須になります。あなたの常識は部下にとっては非常識かもしれません。フラットな視点でみることが大切です。
教えっぱなしにしない 振り返りをする時間をとる
振り返りの機会を作ることにより、学んだことをしっかりと部下の中に覚えさせることが大切です。そのときには必ずフィードバックを行いましょう。
注意し終わった後に、あの時どうすればよかったのか対策や解決策を自分で考えさせてみてください。
「どうしたら達成できるのか、そのために何をどう行動すればよいのか」といったことを考える機会を与えてみてください。あなたがその切り口や方法をアドバイスすることで自立を促す手助けになります。
一貫性を持つ
部下が「先日言ったことと今日言ったことが違う」ということが起きると、何を信じてよいのか混乱してしまいます。正解がわからなくなります。教え方もできればマニュアルを作成し、誰が教えても同じ教育ができるような指導ができるとベストになります。
部下の意欲が低下している時にやる気を出させるコツ
部下の仕事に対する目標を聞き、部下の仕事へのやる気を出させる仕事をふることも大切です。
その時大切なことは「途中で口出ししない」ということです。
仕事を渡す時は、「なぜそれを部下に頼むのか、ねらいや理由」を最初にしっかり伝え、部下の気持ちも聞きましょう。無理に押し付けるのもいけません。そして仕事を渡したら、ある程度口を出さずに見守ることが大切です。
この方法は指導しているあなたからするととても心配や不安が大きいと思います。
しかし、バックにはあなたがついているから「いつでも相談してきてよい」という環境作りができており、かつ「報連相」をしっかり指導していた部下であれば何かあってもすぐに「報連相」が部下からくると思います。仕事の成功体験は部下の成長を大きくします。部下がやりがいをみつけられるきっかけになるかもしれません。
何か悩んだらいつでも相談を
この時のあなたこそ「報連相」を活用することが大切です。
一人で抱え込まず、上司に相談、報告、連絡してみましょう。もし可能であれば部下に現在の気持ちなどを聞いてみて一緒に解決策を探っていく必要があります。
部下一人ひとり個性があり性格も違うので悩むことも多いと思います。自分はこうやって教わってきたけど、部下にはあっていないこともあります。教育を何度も経験している上司に相談をしてみましょう。きっといい答えが出てくると思います。
まとめ
本当に部下の指導は難しいと思います。
コミュニケーションをしっかりとり育成することは手間暇がとてもかかりますが、その結果自立した部下へ育つことができると思います。ぜひ、参考にして実践してみてください。
